图纸文档管理
一、企业文档管理的现状
随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息（如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等）统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。
文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。这些都是人们知识劳动的结晶。然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。
文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。
信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。
信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。　
保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。
资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。　
二、三品图文档解决方案
针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，三品管理系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。
1.为解决文档管理分散的问题，三品管理系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。


2.为解决用户对信息检索困难的问题，三品管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。此外，为了用户搜索信息更为方便，提供了强大的搜索工具，可以让用户从各个不同的搜索角度、搜索习惯出发，随时随处迅速地找到要找的信息。



3. 在三品管理系统中，建立了完善的权限机制，超过17种文件操作权限，保障了企业数据的安全性。技术文档、图纸是企业中核心的知识财产，通过三品软件系统的数据安全机制，实现全企业核心数据的“权限控制”、“流程管控”、“操作追踪”等多重安全特性，令企业管理者高枕无忧！

 
4.三品管理系统提出出了生命周期管理的概念，将每个文档都进行不同生命阶段去管理，而且，每个阶段，都提供了严紧的管控方法：在文档设计修改阶段，系统通过文档模板保证每个用户建立业务文档的规范性，版本管理可以让企业技术文档的版本管理得井井有条，企业编码器可以快速准确地生成符合ISO标准的文档编码、物料编码等，审核自动归档的方式来实现文控电子管理化的效果。在文档归档阶段，系统通过变更操作来保护数据进更改过程中的安全性以及影响范围。
                   
 
三、实现效果
通过三品管理系统中的图文档管理功能的应用，打造出一个图文档数据集中管理的企业级平台，为企业提供准确的设计数据来源，让企业数据能在安全的前提下，实现最大程度的共享和便捷的协同应用，建立企业级的知识库。利用三品图文档全生命周期管理的理念， 让企业文档的规范统一，文控管理工作进入一个自动化时代。
 
EDM图纸文档管理功能列表
 

主模块	子功能	功能说明
工作台	首页 （近期工作）	汇总显示邮件提醒，工作流程提醒，检出文件列表、公告与发布通知、工作计划提醒、项目任务通知。
	流程监控	详细监控各种状态流程：如当前/未到达/待启动/未完成/已完成/我监控/我处理流程，汇总统计流程信息。
	邮件系统	企业高效的邮件管理系统，方便管理内部外部工作邮件。
	工作计划管理	组织管理自己及下属工作计划、协同工作进展。
	公告与发布管理	企业内部日常发布、公告、通知管理平台。
	个人文件区	未分类的及私人文件管理区，可共享给其他用户。
	个人地址薄	创建和组织管理个人常用通讯薄。
	个人设置	修改个人系统登陆密码及基于个人帐号的客户端设置。
	系统消息	邮件、流程、任务、发布信息都会通过系统消息实时提醒，及时提醒个人要处理的工作。
文档管理	企业文档库	按照类Windows文件目录管理企业各部门及各种类型的图文档资料，实现企业图文档资料的集中管理、方便共享；企业文档库分为文档工作区、文档归档区、文档发布区，企业根据资料受控状态进行分区管理，形成规范的企业知识库，有效沉淀企业的图文档资料。
	图文档的生命周期管理	实现文档从创建、归档、发布、变更、废止、回收等生命周期管理，清晰标识图文档状态，可通过权限或流程严格控制图文档状态的改变。
	文档类型管理	可设置图文档自动关联审批流程、编码、归档位置：三品EDM的文档类型功能让企业图文档变得“智能”起来，图文档该走什么流程、用什么编码、最后归档到哪里自动关联，真正做到图文档管理的“省心、省力”。
	图文档模板库	设置和管理企业各类图文档的标准模板，实现企业文档格式标准化及统一管理。
	版本管理	自动维护和管理企业各类图文档版本，提供科学的图文档版本管理机制，版本号自动维护，历史版本可追溯。
	万能浏览器	强大的图形浏览器，支持直接浏览200多种文件格式的文件，包括主流的CAD数据及办公软件数据，图纸可以圈阅。
	发布管理	图文档资料发布管理，可控制给哪些部门哪些人员，发布的有效时间和权限，可回收发布，发布人员只有签收以后可对图文档资料进行相关操作。
	图文档查找	高效的检索引擎帮助用户在企业知识库中快速查找所需图文档资料，提高便捷检索及高级检索，用户可自定义检索条件，保存历史检索条件。
	提醒管理	图文档提醒管理，按照设置时间自动提醒作相关处理。
工作流程管理	工作流程模板管理	定义及维护企业各类业务流程模板，实现业务流程的标准化及模板化；选用模板创建流程，实现业务流程的电子审批；在企业经营管理过程中可以不断的优化和固化业务流程。
	工作流程监控	详细监控各种状态流程，如当前流程、未到达流程、待启动流程、未完成流程、已完成流程等，可以查看流程的每个过程执行情况。
	工作流程统计	汇总统计各种流程信息，可将统计信息导出EXCEL，辅助管理决策。
	业务规则管理	自定义企业各种工作业务，企业员工执行业务工作时自动启动相关工作流程，在流程中完成业务过程的管理及相关文档的输出。
	业务模块管理	自定义企业各部门的业务流程模块，实现业务流程按部门分类和管理。
变更管理	变更管理	完善的产品、零部件/物料、图文档变更管理方案，系统辅助评估设计变更影响范围及涉及到编码、材料、模具、工艺等变更情况,通过工作流程实现ECR/ERO/ECN的操作。
	变更记录	关联管理变更记录，可追溯变更内容。
权限管理	部门及用户 管理	按照企业组织架构来管理部门及用户，管理用户的账户、密码及联系信息及相关人员简历、可设置直接主管信息。
	角色管理	设置及管理用户角色,设置不同的角色拥有不同的权限，一个用户可以拥有一个或多个角色。
	岗位管理	可设置岗位，岗位是指相同角色的用户组。
	授权管理	细粒度的权限和授权管理，控制对象的浏览、修改、新增、删除、发布/重发布、归档、变更、导出、打印、工作流及授权等权限。
编码管理	编码生成	产品、零部件、物料、图文档等所有需要编码的地方（包括命名规则）可设置由系统编码器自动生成，编码简单轻松，编码唯一。
	编码器管理	自定义各种编码规则，生成各种编码器，并可以设置自动关联编码对象（不同的图文档类型，不同的零部件类型）。
系统管理	电子仓管理	设置服务器端电子仓（企业知识库）的存储路径，可设置一个或多个电子仓。
	参数配置	系统内各类参数（开关）设置，实现系统的灵活配置。
	CAD/EDA接口	提供与各种主流CAD/EDA设计软件的集成。可以直接浏览图纸，提取图纸中信息和结构到系统中维护，对图纸电子签章等集成应用。
	自定义属性	产品、零部件、物料属性及图文档属性可以自定义。
	数据加密	电子仓数据加压加密，防止数据的非法泄露。
	日志管理	可根据时间查看系统操作日志，可单独查看具体用户的操作日志，可以查看具体对象（图文档、产品/零部件/物料）所涉及的操作日志。
	回收站	可定义回收站的操作权限，回收站数据可回收，防止误删和数据的恶意破坏。
	备份及恢复	先进的增量备份技术，可以手动和自动备份，方便的备份恢复工具。